Błędy w procesie rekrutacji

Pomimo, że nie brakuje artykułów, książek i szkoleń na temat prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych okazuje się, że rekruterzy wciąż popełniają wiele błędów.

Przede wszystkim dobre przygotowanie

Na szczęście sytuacja, w której proces selekcji jest prowadzony przez zupełnie przypadkowe osoby- dowolnego kierownika lub sekretarkę- jest już coraz rzadsza. Osoby te popełniały większość z możliwych błędów rekrutacyjnych, co skutkowało złym dopasowaniem kandydata na stanowisko i problemami w toku dalszej pracy.

Wciąż jednak nie brakuje innych błędów. Problemy zaczynają się już na etapie planowania procesu selekcji. Podstawowym zadaniem jest przygotowanie profilu stanowiska, na które szuka się pracownika. Nierzadko odpowiedzialności są niedokładnie określone, brakuje sprecyzowanego zakresu kompetencji i możliwości decyzyjnych. Jeżeli brakuje dokładnego opisu pracy, to tym bardziej nie uda się określić profilu kandydata. Tymczasem profil to podstawa. Powinien zawierać zarówno cechy „twarde", profil wykształcenia, wymagane doświadczenie zawodowe- jego długość i zakres, kompetencje jakie powinien posiadać kandydat, kwalifikacje uprawnienia, ukończone kursy; jak również cechy „miękkie"- związane z osobowością, stylem pracy, motywacją. Często zdarza się, że osoby zlecające rekrutację mówią, że szukają osoby miłej i dynamicznej. Zadaniem rekrutera jest sprecyzowanie, co te przymiotniki oznaczają. To, że ktoś ma pasować do szefa chemią nic jeszcze nie mówi. Należy się dopytać, czy ta osoba ma być na przykład nastawiona na cele, kontaktowa, samodzielna. Należy uzyskać jak najwięcej szczegółów i dokładnie zoperacjonalizować ową chemię.

Kolejnym zadaniem stojącym przed rekruterem jest określenie, w jaki sposób zostaną zbadane predyspozycje kandydata. Często zdarza się bowiem, że w ślad za sprecyzowaniem oczekiwań nie idzie opracowanie sposobów ich weryfikacji. Osoby rekrutujące zadają standardowe pytania, bez względu na charakterystykę stanowiska. Tymczasem dobrze przygotowany proces rekrutacji powinien obejmować specyficzne pytania oraz zadania do wykonania dla kandydata, które tworzą spójną całość i badają wszystkie wymagane kompetencje.

Warto również przygotować się do samego spotkania. Wciąż zdarza się, że osoba rekrutująca nie przeczytała wcześniej dokumentów kandydata. Skutkuje to pełną improwizacją podczas spotkania. Często też marnuje się czas na uzyskiwanie odpowiedzi zamieszczonych już w CV i liście motywacyjnym. Niedopuszczalnym błędem jest również prowadzenie rozmowy z niewłaściwym kandydatem. Zdarza się to w przypadku dużych firm, prowadzących wiele rekrutacji na raz. Rekruter nie przedstawia się i nie podaje celu spotkania. W efekcie dopiero po kilkunastu minutach kandydat i prowadzący orientują się, że rozmawiają o różnych stanowiskach.

Sztuka zadawania pytań

Umiejętność zadawania pytań jest podstawową umiejętnością rekrutera, jednak praktyka wciąż odbiega od ideału.

Podstawą jest staranne zaplanowanie pytań (dotyczących poszczególnych kompetencji) oraz odpowiedniego doboru ich rodzajów i typów. Rekruter musi zadawać różnorodne pytania- otwarte, pogłębiające, niekiedy również zamknięte. Nie może jednak zadawać pytań sugerujących i pytać o sytuacje hipotetyczne. Zadawanie pytań dotyczących informacji z CV w sposób chronologiczny może potwierdzić, że kandydat dobrze przygotował się do rozmowy, jest spójny i logiczny w formułowaniu wypowiedzi i dokładnie przemyślał dane i informacje jakie umieszcza w życiorysie. Warto jednak pamiętać, że w takim wypadku kandydat będzie odpowiadał zgodnie z wcześniej ustalonym przez siebie scenariuszem. Idąc na rozmowę kwalifikacyjną, kandydat zwykle zastanawia się, jakie odpowiedzi będą najbardziej pożądane, a następnie stara się wykreować odpowiedni wizerunek własnej osoby. Celem zadawania pytań powinno więc być wytrącenie go z granej roli. Sposobem na to mogą być na przykład pytania zadawane „od tyłu". Zamiast pytać kandydata, jakie cechy jego charakteru pomogą mu na obejmowanym stanowisku, można go spytać o to, jakie jego zdaniem są największe wyzwania na danym stanowisku i jakie cechy są konieczne do sprawnego wykonywania powierzonych zadań. W ten sposób dowiemy się, co kandydat myśli o stanowisku, na jakie się aplikuje i na kogo chce się kreować. Innym sposobem jest zadawanie pytań zaskakujących. Gdy rekruter niespodziewanie, w trakcie rozmowy o doświadczeniu zawodowym zapyta: „czego się pan/pani najbardziej obawia w życiu"- jest duża szansa, że odpowiedź będzie szczera.

Podstawowym, jednak często spotykanym błędem jest formułowanie większości pytań w sposób zamknięty („był pan dobrym pracownikiem?") lub zadawanie pytań sugerujących („rozumiem, że potrafi pan dążyć do założonych celów?"). Pytania tego typu zwykle wynikają z potrzeby odszukania w kandydacie tych cech, na których nam zależy. Problem polega jednak na tym, że takie pytania praktycznie wymuszają pozytywną odpowiedź i w żaden sposób nie różnicują kandydatów.

Selekcjonerom wciąż zdarza się zadawać najbardziej oczywisty zestaw pytań, czyli „podaj swoje 3 wady i 3 zalety". Praktycznie każdy kandydat jest na nie przygotowany. Zamiast tego lepiej zadawać pytania o konkretne sytuacje- trudne problemy z przeszłości, momenty szczególnego stresu, konfliktów personalnych. Warto dogłębnie zbadać te sytuacje i analizować wszelkie detale zachowania kandydata- co robił, w jaki sposób rozwiązywał problem, co było dla niego ważne, jakie były efekty. Na tej podstawie można znacznie skuteczniej odczytać mocne i słabe strony kandydata.

Dowiedz się, czego kandydat naprawdę szuka

Zdarza się, że kandydat tak naprawdę nie jest zainteresowany pracą w danej firmie, ale pracą w ogóle. Rekruter nie powinien zapomnieć o dokładnym sprawdzeniu, czego oczekuje kandydat. Warto zapytać, co dana osoba wie o firmie- jej produktach, historii, kulturze organizacyjnej. Te kwestie wydają się zupełnie podstawowe, a jednak praktyka rekrutacyjna- nawet w przypadku międzynarodowych koncernów, posiadających silne działy HR- pokazuje, że takie pytania wciąż nie są zadawane. Warto również się dowiedzieć, jak potencjalny pracownik wyobraża sobie pracę na danym stanowisku i dlaczego akurat do tej firmy się aplikuje. Czasem zadanie takich pytań pozwala stwierdzić, że kandydat tak naprawdę nie chce pracować dla danej firmy na danym stanowisku, ale pracować gdziekolwiek i wykonywać dowolne zadania.